KYOCERA Document Solutions
KYOCERA Document Solutions
¿Vas a comprar una impresora? Pero ¿qué necesidades de impresión tiene tu negocio? Es una pregunta redundante, pero muchas veces nos lanzamos a adquirir infraestructura y herramientas movidos por informaciones parciales, modas y requisitos genéricos que no aplican a nuestro negocio en específico.
Y la cosa se complica más con las impresoras, un sector en el que no han dejado de producirse avances tecnológicos en las últimas décadas. Ya no se trata solo de elegir entre un equipo a color y uno blanco y negro, sino en comparar funcionalidades de conectividad, prestaciones de seguridad, CTO y otras muchas cosas matizables. Por eso, a la hora de enfrentarte a la compra es importante que te hayas hecho algunas preguntas clave.
El ciclo de trabajo del equipo es una de las primeras cosas que tienes que estudiar a la hora de elegir el equipo. Te va a indicar la capacidad de impresión que tiene a lo largo de un mes, y por tanto qué nivel de carga puede aceptar en el día a día. Si imprimes mucho es mejor que empieces filtrando por ahí para no perder el tiempo.
Distinto es si usas la impresora de forma ocasional para proyectos muy específicos. En Kyocera tenemos alternativas más sencillas a nivel de funciones que ofrece la misma calidad que los productos exigentes y tienen un costo de adquisición mucho menor. A nivel general no pidas menos de 2,000 hojas.
¿Y cómo sé cuánto voy a imprimir? Si ya tienes un equipo en tu negocio dedícate durante el próximo mes a revisar las hojas en bandeja, estudiar el contador que lleve el software y estimar la duración del toner. Eso te dará una aproximación.
Responder a esta pregunta te va a permitir saber si lo que necesitas es una impresora o si por lo contrario buscas una MFP. Estas últimas incluyen tanto capacidades de impresión como de escaneo, copia y fax. A partir de ahí puedes ir desgranando las especificaciones y marcando lo que crees que usarás:
Es mejor empezar por uno mismo que irse directamente al precio de adquisición, porque de esa manera podrás relativizar mejor tu capacidad de compra. La tarifa solo es indicativo de un costo inicial, pero a ti lo que te interesará es el Costo Total de Propiedad; la suma del mantenimiento, los consumibles, las reparaciones, y demás inversiones a lo largo del ciclo de vida de producto. Tu presupuesto debe ajustarse a ese monto general.
No es lo mismo contar con una infraestructura de seguridad amateur que contar con la ayuda de una empresa externa, ni operar con las impresoras en red que hacerlo apoyándote en un servidor cloud. Tu nivel de protección —y la sensibilidad de la información que manejes a nivel de clientes y proveedores— te indicará la seguridad que necesitas en los equipos a comprar.
Considera también si operas en modelo híbrido, remoto o presencial. Cuanto más descentralizada esté la producción más vulnerable serán tus procesos frente a posibles ciberataques. Ahí debes atender a cuestiones como la autenticación, el cifrado de datos y las claves de acceso, entre otras muchas cosas.
No todas las impresoras y MFP son igual de fáciles de utilizar. Esto lo va a determinar distintas cosas; si es A3 o A4, si se integra en una flota pequeña o una grande, si integra software de gestión documental o no, si dispone de pantalla táctil grande y menús sencillos. La lista es bien larga, pero todo conduce a hacerse la misma pregunta: ¿los usuarios van a saber utilizarla correctamente?
En caso de que no sea así, siempre puedes acudir a los documentos adjuntos con el producto o a la oferta de formación que ofrezca el fabricante. Desde Kyocera tenemos lo que necesitas para sacar el máximo provecho a tu tecnología.
Es lógico pensar que las comunicaciones internas y el resto de materiales de uso interno se pueden imprimir en blanco y negro, pensando más en la rapidez que en la calidad, y que los documentos a entregar a los proveedores/clientes y los materiales visuales promocionales requieren de la mejor calidad de color.
Debes pensar en los flujos de trabajo más habituales, no en encargos concretos que solo aparecen una vez cada tres años; esto te indicará si debes mirar dispositivos de impresión monocromáticos o a color. Y desde ahí ya podrás pensar si además necesitas algún tipo de software.
En el mercado vas a encontrar tanto opciones de compra como de alquiler. Este último modelo, el leasing, ha ido ganando peso en los últimos años por la flexibilidad y personalización que ofrece a las empresas. ¿Quién no quiere pagar solo por lo que consume a nivel de impresión? La respuesta es clara si vas a necesitar los equipos en un plazo corto y medio de tiempo.
Ahora bien, a largo plazo alquilar una máquina siempre te va a terminar saliendo más caro que comprarla; al menos si miramos el costo acumulado total. Por eso es importante que estudies tus necesidades y que hagas todas las preguntas necesarias a los expertos para que te orienten.
En Kyocera estamos disponibles en todo momento para ayudarte a encontrar las impresoras que mejor satisfarán las necesidades de tu negocio. Te guiamos paso a paso para que generes el valor que quieres en tu mercado desde la gestión documental.
