Cómo poner la huella digital en tus documentos, paso a paso

En plena era tecnológica, cada vez son más las empresas que se preocupan por reforzar la seguridad de los datos de sus empleados y de sus clientes. Sobre todo, aquella información confidencial o sensible que puede poner en riesgo la continuidad del negocio.

Por ello, utilizar algunas herramientas de seguridad para proteger los datos, como la huella digital en los documentos, puede ser de gran utilidad para las empresas que están expuestas a numerosos ciberataques en su día a día.

¿Qué es la huella digital?

La huella digital es una huella dactilar a través de la cual se genera un código único de identificación personal a partir del contenido de un archivo, en este caso de un documento.

Gracias a los avances tecnológicos, se ha convertido en un método de seguridad cada vez más efectivo para las empresas que necesitan estar presentes en el entorno digital para poder realizar su trabajo. Estas son las principales características de la huella digital:

• Es única: no existen dos huellas digitales iguales. Esto significa que cada individuo tiene una firma digital biológica intransferible e inalterable con el paso del tiempo.
• Es fácil de capturar: puedes capturar tu huella digital de forma rápida y sencilla a través de un escáner e incluso con la cámara de un celular. De hecho, las nuevas tecnologías ya permiten utilizar un software con el que plasmar tu huella digital como método de seguridad para proteger tus documentos.
• Es muy segura: aunque las posibilidades de sufrir un ciberataque siempre están ahí, lo cierto es que la huella digital es una herramienta que ofrece una alta seguridad a sus usuarios al ser muy difícil de falsificar o replicar.

Estos son algunos ejemplos de uso de la huella digital que puedes adoptar en tu empresa para reforzar la seguridad de todos tus archivos y documentos:

• Control de acceso: limitación o restricción del acceso a instalaciones y sistemas informáticos a empleados autorizados.
• Firma de contratos: verificación de contratos de forma rápida y segura.
• Gestión de nóminas: autenticación de la identidad de los empleados para realizar el pago de salarios.
• Gestión de inventarios: control de acceso a almacenes y seguimiento del envío de productos o servicios a los clientes finales.

Cómo poner la huella digital en tus documentos, paso a paso

Desde que existe la huella digital, la manera en que firmamos y autenticamos nuestros documentos ha cambiado por completo. Si antes era mucho más fácil falsificar datos, ahora con esta herramienta no es nada fácil, pero ¿cómo se añade una huella digital? Estos son los pasos que debes seguir:

1. Digitalización de la huella 

• Escaneo: utiliza un escáner de alta resolución para capturar una imagen clara de tu huella.
• Sensor biométrico: emplea un sensor de huella digital integrado en dispositivos móviles o lectores especializados.

2. Conversión a formato digital

• Software de edición de imágenes: convierte la imagen escaneada en un formato compatible con documentos digitales (JPEG, PNG).
• Aplicaciones móviles: utiliza apps diseñadas específicamente para la captura y conversión de huellas digitales.

3. Inserción de la huella

• Edición del archivo: incorpora la imagen de la huella digital en el documento PDF, Word o cualquier otro formato que utilices.
• Plataformas de firma electrónica: utiliza plataformas especializadas que permiten agregar firmas digitales y huellas de forma segura.

4. Autenticación de la huella

• Certificado digital: asocia la huella digital a un certificado digital que garantiza la autenticidad del documento y la identidad del firmante.
• Firma electrónica avanzada: utiliza firmas electrónicas avanzadas que cumplen con los requisitos legales para su validez.

Ventajas de la huella digital para las empresas

Implementar la huella digital en la gestión de tus documentos empresariales es muy útil principalmente por estos motivos:

Mayor seguridad

Protege la información confidencial y reduce el riesgo de fraudes.

Aumento de la eficiencia

Agiliza los procesos de autenticación y firma de documentos.

Reducción de costos

Elimina la necesidad de imprimir y almacenar documentos físicos.

Protección de datos

Te ayuda a cumplir con las regulaciones en materia de seguridad que apliquen en tu país.

En el caso de Chile, cabe destacar que fue aprobada recientemente la Ley de Protección de Datos Personales. Esta nueva medida facilitará la transferencia internacional de datos entre nuestro país y la Unión Europea.

Mejora de la experiencia del usuario

Facilita la interacción de los usuarios con los servicios digitales de la empresa.

En definitiva, la huella digital se ha convertido hoy en día en una herramienta fundamental en la era tecnológica, debido al alto nivel de seguridad de datos que ofrece a sus usuarios.

Utilizarla en tus documentos digitales te ayudará, principalmente, a simplificar todos tus procesos empresariales, mejorar la eficiencia de tus actividades y garantizar la protección de tu información confidencial.

En Kyocera somos muy conscientes de la importancia de proteger tus documentos. Por eso, nuestra prioridad es desarrollar nuevos equipos de impresión y soluciones de software que garanticen la máxima seguridad de datos a nuestros clientes. Si quieres saber más, echa un vistazo a nuestro Centro de Conocimiento e infórmate.