¿Qué es una evaluación de Servicios Gestionados de Impresión?

Como ocurre con todo en la vida, para encontrar la solución correcta a un problema, es importante conocer, no sólo el problema en sí y cómo nos afecta, sino también qué queremos conseguir solucionándolo. Dicha cuestión está habitualmente contemplada y respondida en todo servicio Servicio Gestionado de Impresión eficiente.

La mayoría de negocios comparten metas (aumentar la productividad, mejorar la eficiencia y reducir costes). Es natural querer enfocarse en los resultados, más que en el proceso para lograrlos. Sin embargo, resulta imposible obtener buenos resultados si no se presta atención a aquellos frutos cosechados en un principio. Para mejorar hay que trazar una línea entre nuestra posición actual y la futura.

La evaluación premilinar de los Servicios Gestionados de Impresión: Una clave para triunfar con la implementación

A la hora de valorar los Servicios Gestionados de Impresión para tu oficina, lo más importante en primer lugar es la evaluación de MPS. Es así porque con ellas identificarás las necesidades particulares de tu negocio, que posteriormente valorarás para encontrar la solución buscada. Lo que valoraría un técnico en su primera visita tu oficina es el estado actual de la impresión. Posteriormente realizaría un análisis completo dirigido a detallar las estrategias para reducir costes operacionales, mejorar la productividad y optimizar la eficiencia.   

Una evaluación visual preliminar

Para obtener una panorámica completa de tu impresión el técnico necesitará hacer un recorrido detallado por la oficina. Con ello logrará tener una perspectiva clara del diseño de la oficina y de cómo están repartidos los dispositivos en la misma; le permitirá saber cuántos dispositivos hay, de qué tipo son, y dónde están ubicados en el espacio de trabajo. El especialista analizará si los dispositivos están actualmente dispuestos los mejores espacios para que los empleados desempeñen sus tareas de manera eficiente. 

Ahora bien, la distribución de los dispositivos podría no ser la única falla. Tener, por ejemplo, un gran número de cajas de tóner en un armario llega, en algunos casos, a ser un factor determinante para valorar si la oficina está gestionada de manera eficiente en términos de material de trabajo. La herramienta de monitorización del programa te ayudará así a tener un mayor control sobre qué materiales se consumen más y menos,  y sobre cuáles ofrecen mejor rendimiento. En base a eso distribuirás tus esfuerzos.

Recopilando métricas

Una vez haya finalizado la visita física, el técnico procederá a recopilar datos digitales de todos los dispositivos de impresión de tu red, para registrar información sobre el volumen de impresión, la utilización y los costos a largo plazo. Con ello conocerá mejor toda tu infraestructura de impresión. Entre los procesos de recogida destacan:

• Análisis de volumen y utilización: Evaluación del volumen de impresión de cada dispositivo (así como del tipo de tinta o tóner utilizado) y el tipo de uso (impresión/fax/escáner).
• Análisis comparativo de la impresión: Nivel de rentabilidad de un dispositivo comparado con otro similar de la oficina.
• Informes de usuarios: Evaluación del comportamiento del usuario en el entorno de impresión.
• Procesos optimizados: Hasta qué punto puede contribuir a mejorar los flujos de trabajo la nueva infraestructura de impresión.
• Análisis ecológico: Medición del impacto del proceso MPS propuesto en el medioambiente.
  

Un sistema integral de monitorización del consumo ofrece, al administrador de la oficina, un control más férreo sobre la utilización de recursos, y le ayuda a determinar el coste de propiedad (la suma del precio de compra de un dispositivo, más los costes de funcionamiento a lo largo de su vida útil).

Una vez presentada la propuesta de MPS —basada en la información compartida por el cliente y los conocimientos reunidos por el proveedor— se accede a prorrogar el contrato. Más allá de los términos y condiciones del acuerdo, este documento resume el grado de implementación del programa, e incluye detalles importantes sobre los términos de facturación, las condiciones generales y el tipo de servicio prestado por el proveedor tras la implementación.Con la evaluación exhaustiva de MPS, por norma general el proveedor es capaz de recopilar toda la información necesaria sobre el entorno de impresión, para responder mejor a las necesidades de tu empresa.

¿En qué le ayuda a usted? Este proceso nos permite examinar más de cerca su actual entorno de impresión, así como identificar las potenciales implementaciones que mejorarían y aumentarían la productividad y eficiencia; mejorando los flujos de trabajo y, esencialmente, utilizando los recursos disponibles de forma óptima.

Una evaluación MPS es el primer paso para llevar su negocio a otro nivel.