KYOCERA Document Solutions
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El tiempo es uno de los recursos más valiosos de cualquier empresa. Incluso puede que para muchos negocios sea el más importante de todos, ya que es limitado y el objetivo siempre es que los trabajadores puedan aprovecharlo al máximo, pero ¿cómo lograrlo?
En este artículo vamos a explicarte por qué ser productivos y eficientes es tan importante para la gestión de tareas y la obtención de buenos resultados en el trabajo, así como algunas recomendaciones para mejorar la productividad dentro de tu oficina.
Aunque existen numerosos manuales sobre cómo conseguir la máxima productividad en tu empresa, aquí te hemos recopilado algunos de los mejores consejos que nosotros mismos aplicamos en Kyocera:
Como sabrás, las nuevas tecnologías se han convertido en herramientas imprescindibles para el desarrollo óptimo de cualquier negocio. De hecho, cada vez es más inusual que las empresas no se impliquen en el proceso de digitalización de su trabajo.
Te recordamos que la digitalización empresarial es el proceso a través del cual los negocios adaptan todos sus datos, documentos y métodos de trabajo al formato digital. De esta forma, las empresas pueden ser muchísimo más productivas en su día a día, pero ¿cómo conseguirlo?
Estos son los pasos que debes seguir para digitalizar tu negocio:
Tener una página web profesional es fundamental para cualquier negocio. Actualmente, es muy importante que toda la información que los usuarios consumidores quieran consultar sobre una marca sea accesible. Por eso, lo más productivo es compartir todos los datos e información de interés sobre tu empresa en Internet.
Lo más fácil es hacerlo a través de una web corporativa. Al fin y al cabo, una idea que cada día cobra más fuerza en una era tan globalizada y digitalizada como la nuestra es que, si no apareces en Google, no existes.
Las redes sociales también tienen vital importancia en la era tecnológica. Por ello, otra de las maneras de digitalizar tu empresa es estando presente en las redes sociales. Además de tener una página web, te aconsejamos crear varios perfiles sociales de tu empresa. Aquí el objetivo es que puedas compartir toda la información sobre tus productos y servicios con tus actuales clientes y también con tus potenciales consumidores.
Una de las principales ventajas de las redes es que puedes interactuar de una manera mucho más rápida y eficiente con tu audiencia que si lo hicieras por otras vías, como el teléfono o presencialmente. Esto también ayudará a aumentar la productividad en tu trabajo, ya que te permitirá reducir el tiempo que dediques a atender a tus clientes y hacerlo de una forma más eficaz.
La nube es otra herramienta que puedes utilizar para ser más productivo en el trabajo. Se trata de una plataforma digital a través de la cual puedes compartir información con todo tu equipo. De esta forma, todos los trabajadores tendrán acceso a archivos y documentos de la empresa y podrán interactuar entre sí dentro de la misma plataforma, ahorrando mucho tiempo y recursos.
Además, la nube te permite automatizar numerosas tareas como hacer la facturación, responder correos electrónicos o dar un servicio de atención personalizado a tus clientes. También podrás almacenar toda la información en formato digital, reduciendo costos de impresión en papel.
Para garantizar la productividad de la plataforma, te aconsejamos implementar herramientas de seguridad en la nube, como el protocolo “https” o un software especial de cifrado de datos. Así, toda la información confidencial que compartas estará protegida de posibles ciberataques. Esto es fundamental y no puedes pasarlo por alto.
Integrar el celular, como una herramienta más de trabajo, es otro paso en la digitalización de tu negocio. Este dispositivo te permitirá aumentar la productividad y eficiencia en tus tareas diarias tanto si trabajas de forma remota, híbrida o presencial.
A través del móvil, puedes descargarte aplicaciones que te faciliten la comunicación remota con cualquier trabajador de tu oficina. De esta manera, no tendrás inconvenientes para acceder a información importante y tendrás un mayor control de esta.
Al utilizar la experiencia y la tecnología adecuadas, estos lugares de trabajo híbridos brindan la flexibilidad necesaria para prosperar en un mundo en constante cambio.
Además, tus colaboradores podrán trabajar en equipo y realizar varias tareas de forma simultánea. Por eso, es una buena idea empezar a incluir también sus tareas en dispositivos como el móvil y que puedan seguir siendo productivos.
Por si esto fuera poco, te ayudará a reducir el gasto de papel. Solo con el smartphone podrás llevar contigo toda la información que quieras, sin tener la necesidad de imprimir todo el tiempo.
A diferencia de una impresora al uso, el equipo multifuncional te permitirá ser muchísimo más eficiente en la impresión, copiado y escaneado de documentos. A continuación, te explicamos detalladamente todas y cada una de las ventajas de tener una impresora multifuncional:
Puede que sea muy habitual imprimir grandes cantidades de papel en tu oficina, pero no siempre es necesario. Por eso es muy importante que aprendas a controlar el número de impresiones. Esto te ayudará a ahorrar energía y reducir el gasto de papel.
Además, para evitar fallos en el funcionamiento de tu impresora y asegurar la máxima productividad, te aconsejamos utilizar papel de calidad. También es recomendable que limpies tu dispositivo y optes por un sistema de alimentación ininterrumpida.
Que tu equipo multifuncional integre la función de escáner es otra gran ventaja. Esto también va a hacer que puedas ser mucho más productivo y eficiente en tus labores. Además, en lugar de utilizar más de un dispositivo, uno para imprimir y otro para escaneo de documentos, sólo tendrás que usar una máquina y ahorrarás espacio en la oficina.
Esto no es todo, ya que puedes escanear documentos desde la computadora y desde el móvil. Lo que te permitirá seguir trabajando desde cualquier lugar y fomentar la movilidad entre tus trabajadores.
Junto a la impresión y el escaneo, el copiado de documentos te facilitará tus tareas en el día a día y serás aún más productivo. Esto te ayudará a ahorrar costos, tanto de energía como papel, así como a gestionar múltiples funciones dentro de tu empresa.
Con la copiadora también podrás realizar intercambios de documentos, de tal forma que podrás agilizar tus flujos de trabajo en equipo, a la vez que compartes información de forma segura.
Consulta aquí la lista de impresoras multifuncionales más innovadoras del mercado y elije la que mejor se adapte a tus necesidades empresariales.
En Kyocera contamos con numerosas herramientas que te permitirán ser mucho más productivo en la oficina:
MyQ es una aplicación basada en el servidor de Kyocera, con la función de imprimir y proteger todos tus documentos, así como de reducir todos tus costos de impresión y ser mucho más productivo en el trabajo.
Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS) es un software de gestión documental diseñado para controlar los flujos de documentos de tu negocio. Su objetivo es reunir todos los archivos de la organización en un mismo lugar y compartir la información con otros usuarios.
Kyocera Fleet Services (KFS) es otro de los softwares más innovadores de nuestra marca, ya que permite monitorear de forma remota tus impresoras y equipos multifuncionales. De esta manera, podrás resolver cualquier problema de tus dispositivos donde y cuando quieras.
Gracias a los equipos de impresión de última generación y a las nuevas tecnologías, mejorar la productividad de tu empresa es cada día más fácil. En Kyocera te ofrecemos las impresoras y soluciones documentales más innovadoras para trabajes con rapidez, eficiencia y comodidad.
