Estrategias para ahorrar papel en tu oficina

En una sociedad cada vez más digitalizada, reducir el consumo de papel es fundamental para cualquier empresa que quiera ser mucho más eficiente y sostenible. Sin embargo, la reducción del uso de papel en la oficina no solo es beneficioso para el medioambiente. También ayuda a disminuir los costos de producción y a aumentar la productividad en el ámbito laboral.

En este artículo te explicamos cómo poner en marcha algunas medidas para ahorrar papel en tu empresa, sus principales ventajas y errores que debes evitar.

Estrategias para ahorrar papel en tu oficina

Cuando hablamos de estrategias para ahorrar papel en la oficina, nos referimos a todas aquellas prácticas sostenibles que tienen el objetivo de reducir el uso de papel en el ámbito empresarial.

Estas son algunas de las estrategias más eficientes para ahorrar papel en tu empresa en el día a día:

Digitalización de documentos

Convertir tus documentos físicos en archivos digitales reduce la necesidad de imprimir, facilita el almacenamiento de datos en tu computadora así como la búsqueda de documentos. Además, te permitirá acceder de forma fácil y rápida a toda la información que necesites en cualquier momento y lugar. 

La digitalización de documentos también brinda numerosas ventajas a aquellos empleados que tienen un modelo de trabajo híbrido y remoto. Asimismo, simplifica el ahorro de espacio y asegura la protección de datos confidenciales a través de métodos de seguridad tan efectivos como la autenticación de usuarios o la encriptación.

Políticas de impresión eficientes

Establecer políticas claras sobre cuándo y cómo imprimir también puede ayudarte a reducir el consumo de papel. Esto incluye imprimir únicamente cuando sea necesario, configurar la impresión a doble cara o utilizar papel reciclado siempre que esto sea posible.

De este modo, reducirás tanto el desperdicio de papel como de residuos y disminuirás el consumo de cartuchos de tóner y tinta en la oficina. Además, tus empleados tendrán una mayor conciencia medioambiental, por lo que adoptarán un comportamiento mucho más responsable con el planeta Tierra.

Uso de tecnología en la nube

Como sabrás, la tecnología en la nube permite almacenar y compartir documentos con otros usuarios sin necesidad de imprimirlos. Gracias a herramientas tan eficientes como Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive, podrás acceder a todos tus archivos en cualquier momento y agilizar tus flujos de trabajo.

Además te permitirá trabajar junto a tu equipo con total comodidad y comunicarte rápidamente, así como reforzar la seguridad de toda tu información confidencial en la nube.

Principales ventajas de ahorrar papel en tu oficina

Ahora que ya sabes cuáles son las estrategias más eficaces para ahorrar papel en tu negocio, estas son algunas de sus principales ventajas que puedes aprovechar para optimizar tus flujos de trabajo y cuidar el medioambiente:

• Reducir costos: evitar un consumo innecesario de papel dará lugar a un ahorro significativo en la compra de papel y también reducirá el gasto de tinta y mantenimiento de la impresora.
• Mejorar la productividad: la digitalización de documentos facilita el acceso rápido a toda la información en cualquier momento y lugar, aumentando así la productividad a la hora de realizar tus tareas en el día a día.
• Combatir la deforestación: la producción excesiva de papel es una de las principales causas de la tala de árboles masiva a nivel mundial. Por eso, al reducir el consumo de papel en tu oficina, ayudarás a disminuir la demanda de recursos naturales, así como a conservar los bosques, reducir tu huella de carbono y disminuir las emisiones de gases de efecto invernadero.
• Ahorro de agua y energía: la fabricación de papel es un proceso que consume grandes cantidades de agua y energía. Por ello, reducir el consumo de papel ayudará a reducir el consumo de estos recursos naturales tan valiosos y a la vez escasos en el medioambiente.
• Menos residuos y contaminación: en definitiva, disminuir el consumo de papel ayudará a disminuir cantidad de residuos generados y, por lo tanto, esto reducirá la contaminación atmosférica.

Errores más habituales que de empresas y empleados a la hora de ahorrar papel

También es muy importante tener en cuenta cuáles son los errores más habituales de las empresas y los trabajadores a la hora de reducir el consumo de papel. Por un lado, estos son algunos de los errores por parte de las empresas:

• Ausencia de políticas claras: sin políticas claras, los empleados pueden no saber cómo reducir el consumo de papel.
• No controlar el uso de papel: sin monitoreo, es difícil saber cuánto papel se está utilizando y dónde se pueden hacer mejoras.
• No invertir en tecnología: no utilizar herramientas digitales puede limitar la capacidad de la empresa para reducir el uso de papel.
• No formar al equipo: no capacitar adecuadamente a los empleados sobre cómo ahorrar papel puede resultar en un uso ineficiente.

Por otro lado, estos son algunos de los errores más comunes por parte de algunos empleados:

• Imprimir en exceso: al imprimir documentos que podrían ser fácilmente consultados en formato digital.
• No imprimir a doble cara: olvidar configurar la impresora para imprimir a doble cara.
• No reutilizar papel: no aprovechar las hojas impresas por un solo lado para otros usos.
• No aprovechar el almacenamiento en la nube: no usar aplicaciones y servicios en la nube para almacenar y compartir documentos.

Soluciones documentales de Kyocera para reducir el gasto de papel en tu oficina

Por su parte, Kyocera ofrece diversas herramientas de software diseñadas para mejorar la eficiencia de impresión y reducir el consumo de papel en oficinas, optimizando la gestión de documentos y flujos de trabajo.

Kyocera Device Manager

Gestiona y optimiza el uso de impresoras en una red empresarial. Permite establecer cuotas y restricciones de impresión, autenticación de usuarios, proporciona informes detallados sobre el uso de dispositivos y almacenamiento seguro de documentos impresos. ¡Aquí!

MyQ

Solución que optimiza el flujo de trabajo de documentos, integrándose con dispositivos Kyocera. Garantiza impresión segura con autenticación de usuarios, configura impresión automática a doble cara y permite la visualización previa de documentos para evitar impresiones innecesarias. ¡Aquí!

Kyocera Mobile Print

Aplicación que permite imprimir desde dispositivos móviles, eliminando la necesidad de computadores. Facilita el acceso y gestión de documentos digitales en móviles, y permite configurar opciones de impresión como dúplex y escala de grises. ¡Aquí!

Kyocera Fleet Services

Plataforma para gestionar remotamente dispositivos de impresión. Supervisa el estado y uso de los dispositivos, permite mantenimiento preventivo y genera informes detallados sobre el uso de papel y consumibles, ayudando a implementar estrategias de reducción de papel. ¡Aquí!

Estas herramientas no solo ayudan a reducir el consumo de papel, sino que también presentan ventajas ambientales significativas, como la reducción de deforestación, ahorro de recursos naturales, disminución de residuos y emisiones de gases de efecto invernadero. En definitiva, todo ello promueve una cultura corporativa sostenible y mejora la eficiencia y el ahorro de costos en la empresa.

Por eso, implementar estrategias como la digitalización de documentos, políticas de impresión eficiente, reutilización y reciclaje de papel o el uso de tecnología en la nube puede marcar una gran diferencia. Si quieres saber más, echa un vistazo a nuestro catálogo de impresoras y soluciones documentales de Kyocera e infórmate.