KYOCERA Document Solutions
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La digitalización empresarial ha llegado para quedarse. Como sabrás, las nuevas tecnologías no sólo se han convertido en las grandes aliadas de los usuarios particulares para desarrollar múltiples tareas. También son ya una pieza más dentro de los equipos de numerosos negocios.
Por eso, aquí te ofrecemos una guía completa de todo lo que supone el proceso de digitalización para las empresas y cómo llevarlo a cabo, paso a paso.
Antes de nada, es muy importante entender en qué consiste la digitalización para las empresas. Sólo así te será después mucho más fácil llevar a cabo todo este proceso, que al principio es normal que te resulte complejo.
La digitalización se puede definir como el proceso de transformar todos los documentos en papel de tu negocio a la versión digital. De esta forma, todos tus archivos físicos pasarán a ser digitales y estar dentro del sistema informático de la compañía.
Entre sus principales ventajas, destacan la agilización de todos tus flujos de trabajo, así como la automatización de procesos en la empresa. No obstante, la digitalización puede llevarse a cabo de varias maneras, que te explicaremos a continuación.
Además de agilizar los flujos de trabajo y automatizar tareas, la digitalización tiene numerosas ventajas, como mejorar la capacidad de la empresa para asumir las demandas de los clientes, aumentar su flexibilidad para adaptarse a los nuevos retos que plantea el mercado o crecer mucho más rápido.
Sin embargo, el proceso de digitalización puede hacerse efectivo de múltiples formas. Tantas maneras como necesidades tenga la empresa, ya que cada negocio es un mundo y no todas las compañías pueden asumir los costos de dicho proceso del mismo modo.
Aquí te contamos en detalle algunos pilares o ideas fundamentales en los que puede apoyarse tu plan de transformación digital y cómo llevar a cabo con éxito cada uno de ellos.
Antes de poner en marcha la digitalización, debes saber cuál es la situación de la competencia dentro de tu sector. Quizá ya sea el momento idóneo de digitalizar todo tu negocio o poner el foco únicamente en algunas tareas concretas que sí pueden digitalizarse, pero no todas. Para ello, es importante que te preguntes qué tareas podrían realizarse mucho más rápido si estuvieran digitalizadas.
Por ejemplo, puede ser muy útil que todos tus archivos y documentos se compartan en la nube. De esta forma, todos los empleados tendrán acceso a ellos.
No obstante, puede que te merezca la pena conservar también tus documentos en papel físico. Así, en caso de producirse algún ciberataque en tu empresa siempre podrás acceder a esos archivos, aunque sea en sistema analógico.
Aunque sí es importante que reduzcas el uso de papel en tu oficina, te aconsejamos mantener cierta información confidencial en formato físico. Nunca sabes en qué momento te va a hacer falta. Además, en Kyocera te ofrecemos los sistemas de impresión más eficaces para que puedas aumentar la productividad de tu negocio.
Una vez analizada la situación de tu sector, debes saber cómo preparar a tus empleados para la innovación tecnológica. Puede que la mayoría de los trabajadores de tu empresa no hayan desarrollado su carrera profesional apoyándose en las nuevas tecnologías.
Esto puede ser contraproducente, ya que digitalizar tu negocio puede traer al principio más inconvenientes que ventajas. De ahí que una buena formación empresarial en competencias digitales sea esencial para todos tus colaboradores.
De esta forma, los empleados sabrán exactamente cómo utilizar todas las nuevas herramientas que incorpores a tu empresa digitalizada. En este contexto, también es importante conocer muy bien a tu equipo de trabajo, ya que cada miembro tendrá unas necesidades muy específicas.
Hoy en día, hablar de nuevos profesionales digitales es muy importante. Esto quiere decir que los trabajadores actuales y del futuro deben o deberían contar con ciertas competencias tecnológicas para mejorar su rendimiento en la empresa. Al menos, algunas que los empresarios sí consideran muy básicas.
De lo contrario, no tendrán las habilidades suficientes para desenvolverse bien en el mundo laboral y desarrollar sus tareas con éxito. Algunas de las competencias digitales más demandadas por las empresas son:
Que tus empleados dominen las nuevas tecnologías es esencial. No obstante, también es muy importante que, como empresario, hagas partícipes del proceso de digitalización a tus clientes. Esto te permitirá gestionar los datos de tus clientes con eficacia.
Por ejemplo, puedes utilizar una plataforma de gestión digital que te permita a ti como empresa comunicarte con tus consumidores y usuarios. Sin embargo, es fundamental que ellos mismos entiendan y manejen las herramientas digitales que tú estás utilizando. De esta forma, la relación empresa-cliente será mucho más efectiva.
Esto también te permitirá implementar canales de comunicación que sirvan como plataformas de trabajo colaborativo. Estas plataformas te ayudarán a gestionar diversos proyectos, a la vez que te comunicas de manera instantánea con tus clientes y colaboradores.
Recuerda que aumentar la interacción con tus clientes es otro de los principales motivos por los que deberías diseñar y lanzar un plan de digitalización en tu empresa. Dentro del proceso de digitalización, las redes sociales también juegan un papel fundamental en la interacción con los clientes.
Escuchar activamente a tu audiencia y conocer sus preferencias de consumo es esencial para tu empresa, ya que te permitirá detectar nuevas oportunidades de negocio y aumentar tus ventas.
Si no tienes claras cuáles son las necesidades de tu público, lo mejor es hacer un estudio de mercado. Esto te ayudará a conocer en profundidad lo que necesitan tus clientes, además de saber qué está haciendo tu competencia y qué estrategias de marketing digital son efectivas y pueden ayudarte a vender más.
En los últimos años, el modelo de trabajo híbrido y remoto han sido la clave para impulsar el proceso de digitalización en las empresas. Los datos no mienten: según un estudio reciente de WTW, casi un 67% de las empresas chilenas aplicaban este sistema en 2023.
Al implementar un modelo híbrido o remoto, digitalizar tu negocio tendrá aún más sentido y será una necesidad mucho más urgente. En estos casos, sí que necesitarás incluir una serie de herramientas digitales que te permitan gestionar tus tareas diarias.
Por ejemplo, nosotros te recomendamos utilizar el software que mejor se adapte a tu negocio para:
No te quedes anclado en los modelos de negocio convencionales, donde las tecnologías pasan a un segundo plano. Mejor únete a la transformación digital y lleva tu empresa al siguiente nivel. Esto te ayudará a ahorrar tiempo y costos, algo fundamental si quieres aumentar los ingresos de tu compañía.
En definitiva, para que puedas afrontar con éxito la digitalización de tu negocio, es importante que seas proactivo y estés al tanto de todas las innovaciones tecnológicas de tu sector. Esto te permitirá aumentar la productividad de tu equipo en tu día a día y anticiparte a las necesidades del futuro.
La transformación digital en el ámbito empresarial es una realidad.En Kyocera somos conscientes de ello y, por eso, el principal objetivo ha sido adaptarnos a las necesidades de nuestros clientes. Si quieres saber más, consulta nuestro catálogo.
