Guía para implementar el trabajo híbrido en una oficina

El trabajo híbrido es una combinación de trabajo en la oficina y trabajo remoto y, especialmente después de la pandemia, se ha convertido en una tendencia cada vez más popular en el mundo laboral.

Esta modalidad ofrece flexibilidad a los empleados, a la vez que permite a las empresas adaptarse a las necesidades tan cambiantes del mercado. Sin embargo, para que el trabajo híbrido sea efectivo, debemos contar las herramientas adecuadas, como impresoras y soluciones documentales que veremos a continuación.

En este artículo te dejamos una guía completa para implementar con éxito el modelo de trabajo híbrido en tu oficina. Hazlo de forma óptima y reduce costos en tu negocio tanto como sea posible.

Guía para implementar el trabajo híbrido en tu empresa

En primer lugar, para que el trabajo híbrido sea exitoso es fundamental contar con una sólida infraestructura tecnológica que ayude a agilizar las tareas y que permita a tus colaboradores trabajar bien en equipo. Algunas de las herramientas más esenciales para ello son:

• Internet de alta velocidad: esto hará que la conexión siempre sea fluida y que tus empleados puedan acceder rápidamente a todos los recursos disponibles en línea, evitando ralentizar el trabajo.
• Plataformas de comunicación online: como ejemplos están Zoom y Microsoft Teams, que te permiten comunicarte con quien tú quieras en tiempo real y de manera ininterrumpida. Como empresa, esto te facilitará conectar con empleados, clientes, proveedores, etc.
• Almacenamiento en la nube: para que el trabajo híbrido sea mucho más efectivo, nosotros te aconsejamos almacenar en la nube todos tus archivos y documentos. De esta manera, podrás acceder a ellos siempre que lo necesites y, por supuesto, de forma segura.
• Impresoras y soluciones documentales: también podrás imprimir, copiar y escanear documentos fácilmente gracias al modelo híbrido de trabajo, ya que actualmente existen tecnologías, como la impresión móvil o las impresoras de tamaño reducido, que te permiten hacerlo desde la oficina y en remoto.

Ventajas de utilizar impresoras y MFPs para el trabajo híbrido

Como te decíamos, utilizar impresoras y equipos multifuncionales (MFPs) para el trabajo híbrido puede ser muy beneficioso. Ahora sí, veamos cuáles son algunas de las principales ventajas: 

Impresión inalámbrica

Imprimir de manera inalámbrica es una de las funciones de mayor utilidad que incluyen los equipos de impresión modernos. De esta forma, podrás imprimir fácilmente tus documentos sin necesidad de tener tu impresora conectada por cables. Lo mismo si vas a imprimir desde el teléfono móvil o desde la computadora.

Impresión dúplex automática

Otra de las ventajas que ya tienen la mayoría de las impresoras es que puedes seleccionar automáticamente la opción de impresión dúplex automática. De este modo, podrás ahorrar papel en la oficina imprimiendo tus documentos por ambas caras.

Por ejemplo, la gama ECOSYS de Kyocera ofrecen una alta calidad de impresión  de doble cara. Se trata de equipos multifuncionales con los que puedes mejorar la productividad y la agilidad de tus tareas en el día a día. Además, estos dispositivos son compatibles con el modo inalámbrico de impresión, así que podrás imprimir donde y cuando quieras.

Impresión y escaneo desde la nube

Utilizar un servicio de almacenamiento en la nube, como Dropbox o Google Drive, para imprimir y escanear documentos puede ser también muy beneficioso en el trabajo híbrido. Esto te permitirá acceder a tus archivos, ya sea desde la oficina o desde casa, cuando tú quieras y además de forma segura.

Seguridad de documentos

Con el objetivo de reforzar la seguridad de tus documentos, las empresas que ofrezcan un modelo de trabajo híbrido deberán garantizar a sus empleados el acceso a diferentes dispositivos tecnológicos (computadoras, celulares o tabletas) a través de contraseñas o autenticación en dos pasos, entre otros sistemas, para proteger datos confidenciales y evitar accesos no autorizados.

Soluciones documentales

Además de las impresoras, las soluciones documentales desempeñan un papel fundamental en la gestión eficiente de documentos en un entorno de trabajo híbrido. Aquí es donde Kyocera Document Solutions puede ofrecerte numerosas soluciones para que puedas trabajar en remoto o en la oficina:

• Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS): elimina los costos de los servidores físicos y gestiona todos tus documentos fácilmente desde la nube. Gracias a servidores digitales como KCPS podrás administrar tus dispositivos en remoto, lo que hará que el trabajo híbrido te resulte mucho más cómodo y sencillo.
• Kyocera Mobile Print: gestiona tus documentos desde entornos digitales sin tener que transportarlos de manera impresa. Esto te ayudará a reducir el uso de papel, ahorrar energía y no tener que compartir tus archivos para su impresión mediante otras vías como el correo electrónico.
• MyQ: aúna seguridad, impresión remota, informes de valor, monitorización centralizada de dispositivos y otras muchas funciones que permiten crear un entorno de impresión garantista para los modelos de trabajo híbridos.

Principales beneficios del trabajo híbrido

Ahora que ya sabes cuáles son las herramientas que necesitas para implementar un modelo híbrido de trabajo, estas son algunas de las ventajas que tiene por si estás pensando en llevarlo a cabo en tu empresa:

• Autonomía y flexibilidad: los empleados tienen más control sobre su entorno de trabajo, lo que les permite gestionar su tiempo de manera más flexible y productiva. Además, esto les permitirá conciliar mucho mejor su vida profesional y su vida personal.
• Reducción de costos: el trabajo híbrido también ayuda a ahorrar de forma significativa a todos los empleados, ya que no tendrán que desplazarse diariamente hasta la oficina, reduciendo gastos de transporte, alimentación y espacio de trabajo.
• Transformación digital: en plena era tecnológica, cada vez son más los trabajadores que buscan un modelo de trabajo híbrido, que combine las ventajas de trabajar desde la oficina pero también desde casa. Además, esto hace que la digitalización de documentos sea cada día más necesaria, mientras contribuimos al cuidado del medioambiente.
• Colaboración del equipo de trabajo: como veíamos antes, el modelo híbrido ayuda a impulsar la colaboración entre los miembros de una misma área de trabajo, así como entre todos los empleados de una empresa. Para ello, no te olvides de integrar herramientas de software que faciliten la comunicación en línea.
• Cultura de compromiso y confianza: que los empleados estén cada vez más comprometidos con la empresa para la que trabajan y que sus líderes confíen plenamente en ellos ha podido desarrollarse gracias al trabajo híbrido. Lo más importante no es realizar cada jornada laboral en la oficina, sino saber comprometerse en cualquier otro entorno de trabajo.
• Conocimientos tecnológicos: hace varias décadas, la tecnología apenas tenía peso en el ámbito laboral. Sin embargo, hoy en día es imprescindible que los trabajadores cuenten al menos con unos conocimientos técnicos básicos para poder desempeñar sus tareas. Esto les da más facilidades de retener nuevos conocimientos en cuanto a tecnologías de la información o análisis de datos.

En conclusión, el trabajo híbrido ofrece una flexibilidad impagable por parte de los empleados y las empresas, así como una serie de conocimientos tecnológicos y otras habilidades técnicas, además de reducir los costos de producción o fomentar el cuidado del medioambiente.

Si quieres saber más, en Kyocera te damos todas las claves para que puedas adaptar tu modelo de trabajo híbrido a las necesidades de tu negocio. Visita nuestro catálogo y elige la impresora que más te convenga.