La impresión sigue siendo esencial en la era de la movilidad

Las empresas están más cerca de derrumbar los límites de la oficina gracias a la gestión de la movilidad empresarial (EMM). Todavía, sin embargo, siguen existiendo muchas organizaciones que aún no han implementado una solución de impresión adaptada a las necesidades que les permita imprimir desde cualquier lugar y momento. Una herramienta solo será correcta si es capaz de integrarse con los sistemas EMM, permitiendo ahorrar costos y certificar la seguridad y la eficacia de todos los procesos. Así pues, la impresión móvil es un tema evidentemente relevante en el dinámico mundo digital.

Pese a la popularidad creciente de las oficinas parperless el final de la impresión aún sigue siendo lejano. Ni soluciones como DocuSign logran diluir la preferencia de los usuarios por la impresión. Por eso, para sacar el máximo provecho a las herramientas de movilidad empresarial, las organizaciones deben asegurarse de que los derechos de los teletrabajadores y de los empleados que están en la oficina están equiparados. Pueden hacerlo, por ejemplo, ofreciéndoles la posibilidad de imprimir documentación importante de forma flexible.

No hay que olvidar que aquellos que optan por el teletrabajo también necesitan imprimir. Asegurarse de que pueden hacerlo sin complicaciones y de forma segura y eficaz es parte clave una  movilidad exitosa y de la optimización correcta de procesos de trabajo.

Imprimir en movimiento

La gestión de la movilidad empresarial es un requisito básico para cualquier empresa moderna. La mayoría de los empleados presenciales realizan parte de su trabajo desde dispositivos móviles. El uso de dispositivos móviles —como smartphones, tablets u computadores portátiles— para tener una respuesta rápida frente a demandas de cliente, es cada vez más habitual en el teletrabajo.

En teoría, la eliminación de las barreras geográficas debería permitir reducir costos y aumentar la productividad. Dicha inmediatez beneficiaría especialmente a clientes de sectores donde la agilidad es vital para poder dar un servicio eficaz: banca, seguros, atención sanitaria.

Sin embargo, una estrategia de movilidad empresarial siempre estará incompleta si no se antepone una estrategia de impresión móvil. Si no se ejecutan en el orden correcto, los empleados no podrán imprimir a distancia y desde cualquier dispositivo, y por tanto no gozarán de flexibilidad. Eso sí, cuidado también con las brechas de seguridad durante el proceso.

Para imprimir sin restricciones, normalmente se suele permitir la conexión de dispositivos móviles a la misma red a la que están enganchados los computadores de la oficina. Esta simple disposición ya supone dejar desprotegidos los datos más sensibles, además de sobrecargar al departamento TI con un mayor número de incidencias técnicas. Y en tal escenario, los profesionales se ven obligados a dedicar menos tiempo a la seguridad.

La importancia de las herramientas de gestión de impresión

Los usuarios que utilizan dispositivos móviles requieren acceso a herramientas de impresión con las mismas funciones que los empleados presenciales. La mejor forma de lograr que esta gestión sea segura pasa por integrar todos los dispositivos móviles en una sola solución EMM: MobileIron, XenMobile u otra. Hay además tecnologías, como ThinPrint Mobile Print, que también pueden llevar a cabo dicho proceso.

Gracias a estas herramientas, se puede establecer conexión entre el dispositivo móvil y las impresoras, logrando una encriptación y almacenamiento de los documentos que se quieren imprimir. Asimismo existen otros métodos de impresión segura, como es el caso del código QR generado por el propio dispositivo móvil, las tarjetas de identificación de empleado o los clásicos pin.

Para que los dispositivos sean más seguros es recomendable evitar que los documentos a imprimir pasen por la nube pública. La solución está en las nubes privadas y los centros de datos tradicionales; dos alternativas que permiten configurar el hardware, el almacenamiento de datos y la red. Así se anula el acceso a dichos documentos por parte de personas sin permiso. La solución EMM es sinónimo de seguridad.

Existen soluciones asequibles y nos están esperando

Estas soluciones no tienen por qué ser caras. No es necesario invertir en impresoras móviles cuando este tipo de herramientas pueden implementarse directamente en las flotas de impresoras ya existentes. Para instalar sistemas EMM no es necesario actualizar los routers o las redes porque el sistema ya está configurado para soportar una amplia gama de dispositivos móviles.

Si estas soluciones son baratas es porque además pueden configurarse para que los usuarios gestionen por sí mismos su acceso a las impresoras. La mayoría están, de hecho, habituados a las tecnologías, y su adaptación suele ser rápida. Gracias a lo cual se evitan llamadas o peticiones a los departamentos de TI, que solo tendrán que preocuparse de proporcionar los acceso.

Las opciones seguras y accesibles no son una utopía

La clave de las soluciones de movilidad empresarial reside en la inmediatez. Aumentan la eficiencia de las compañías acelerando considerablemente los tiempos de respuesta. Los dispositivos móviles —tablets o los smartphones— son además mucho más asequibles que los computadores de sobremesa o los portátiles, y las compañías tienen menos reticencias a que los empleados los utilicen.

Aunque en los últimos años los iPads han evolucionado hasta ofrecer la pantalla dividida —función que los convierte en la herramienta perfecta para llevar a cabo diferentes trabajos—, la impresión sigue siendo vital para la mayoría de las empresas. Nadie sabe lo que sucederá dentro de dos décadas, pero por ahora, que los dispositivos móviles puedan imprimir de forma segura y fácil es la mejor opción de movilidad posible.