La verdadera transformación digital: trascender la oficina sin papel

La confluencia de la movilidad y la nube ha provocado una explosión digital. Al acceder a sus dispositivos desde cualquier sitio y momento, los usuarios están generando toneladas de datos . De hecho, IDC calcula que para 2025 el mundo estará fabricando 160 billones de gigabytes.

Ahora bien, más importante que el volumen de datos es la forma de usarlos: cómo los aprovechan las empresas para mejorar la experiencia de sus clientes, cómo refuerzan la toma diaria de decisiones y cómo innovan.

Y eso es lo que realmente la velocidad tras la transformación digital. Las empresas se están percatando de que para competir en esta economía digital necesitan aprovechar y gestionar los datos de manera efectiva.

Para una verdadera transformación empresarial —con mayor eficiencia y productividad— la búsqueda, recuperación y lectura de información deben ser sencillas. Por eso es vital contar con una solución documental completa, que integre hardware y software.

Lo primero es lo primero

La transformación digital no es cuestión de un día. Tal y como señala IDC, es un proceso formado por cinco etapas, en las que la empresa pasa de los procesos de trabajo ad-hoc, basados en papel, a un espacio de trabajo inteligente, conectado y optimizado.

IDC cree que la mayoría de las organizaciones están fuertemente ancladas a la segunda etapa. Es la conocida como "fase oportunista", en el que se encuentran el escaneo y la captura de documentos. Aunque en esta etapa los datos suelen estar conectados a sistemas de gestión y reposición de contenido, los procesos de trabajo están más cercanos ya a la automatización que al sistema manual.

Una verdadera transformación digital requiere integración y automatización. Es decir, tener las herramientas necesarias para digitalizar el contenido. Soluciones como las impresoras multifunción (MFP) con software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) empiezan a racionalizar y simplificar los procesos tradicionales basados en papel. Integrando este hardware con una solución de documentos basada en la nube, las empresas confían a los usuarios el poder del contenido, ayudándoles a trabajar de manera más inteligente y rápida.

Es a partir de aquí desde donde comienzan a vislumbrarse las promesas de productividad, eficiencia y ahorro.

Poniendo el contenido a trabajar

Pongámonos en el caso, por ejemplo, de un bufete de abogados, que dedicaba una gran cantidad de tiempo y mano de obra a escanear papeles imprescindibles para sus operaciones. Cada vez que se escaneaba una hoja, incluso cuando se hacía por tandas, el usuario tenía que introducir el nombre del documento, asignarlo a un número de caso y elegir dónde almacenarlo.

Al adoptar los equipos multifuncionales equipados con OCR, los abogados podían convertir automáticamente los documentos escaneados en textos editables. Desde ese momento pueden escanear con rapidez grandes volúmenes de papel, accediendo a ellos para cotejarlos y compararlos con otros.

Evidentemente, la meta digital sólo se alcanza una vez se llega a la combinación adecuada de equipo humano y software. Por eso es importante examinar en las impresoras, escáneres, fotocopiadoras y máquinas de fax que se utilizan actualmente en el espacio de trabajo, y considerar su función como elementos claves de la transformación digital dentro de la organización.

Más que imprimir tinta en papel, los dispositivos de hardware multifuncionales —con capacidades de impresión, escaneo y envío de correo electrónico— pueden y deben servir como puerta de acceso a la digitalización de datos. Y una vez en ese proceso, las organizaciones mejorarán la toma de decisiones, innovarán con mayor eficacia y ofrecerán una excelente experiencia al usuario para un crecimiento continuo.