Cómo resolver cinco problemas comunes de los procesos de trabajo

¿Se siente bloqueado en el trabajo? ¿Los procesos y procedimientos ineficientes Le retrasan?

A medida que las exigencias del lugar del trabajo aumentan, muchos de nosotros nos sentimos como la Reina Roja de Lewis Carroll, corriendo lo más rápido posible para mantenernos a salvo.

Gran parte del agobio es innecesario. Estas situaciones se deben normalmente a procesos de trabajo complejos o tecnologías de trabajo obsoletas. Y es que, lo mismo cuesta actualizar las herramientas que no hacerlo. De hecho, según IDC, las compañías llegan a perder entre el 20% y 30% del total de sus ingresos anuales por culpa de estas ineficiencias.

En esa misma línea, Deloitte alerta de que un empleado saturado es un empleado más proclive a alejarse de los procedimientos definidos. Si se da tal situación, siendo correctos, los resultados obtenidos quizás no cumplan con los estándares de seguridad.

Los empleados que se sienten sofocados a menudo se desvían de los procesos estándar, según los estudios de Deloitte. Si ese es el caso, las soluciones de trabajo son exitosas, pero los resultados pueden no cumplir con los estándares de seguridad de la empresa. Para solucionarlo reconfigurando los sistemas, la empresa estaría detrayendo tiempo y energía de otras cuestiones más capitales.

Por suerte, algunos de los inconvenientes más comunes de los procesos de trabajo cuentan con un remedio fácil. A continuación, te mostramos la respuesta a cinco problemas habituales de fácil solución:

1. Sistemas que no se comunican entre sí

Según un estudio de IDC, más del 80% de los líderes empresariales trabajan con sistemas y aplicaciones que no se coordinan interna ni externamente entre sí. Como consecuencia, se hace imposible el seguimiento de documentos, el control de las versiones generadas acaba en pesadilla y los empleados pierden tiempo editando y reescribiendo la información.

Solución: Implementar un sistema de gestión de documentos con procesos estandarizados. Hacerlo certificando que el software empleado permite el seguimiento de archivos. De acuerdo con IDC, solucionar este problema ha permitido a las empresas con éxito aumentar sus ingresos un 36% y reducir sus costos un 30%.

2. Dificultades de colaboración con equipos remotos

Según Gallup, el trabajador promedio teletrabaja dos días al mes. Antes de irrumpir la pandemia de la covid-19, muchos empresarios estimaban que la mitad de sus empleados teletrabajaría en 2020. Desde entonces, el número no ha hecho sino aumentar. La posibilidad de contratar  trabajadores en remoto otorga un mayor acceso al talento, pero también dificulta la comunicación.

Solución: Organice reuniones a través de videoconferencias y utilice un software colaborativo que permita a los equipos trabajar sobre los documentos simultáneamente durante y tras la cita. Se ha de acompañar con el uso de impresoras multifuncionales para subir documentos, hojas de cálculo y gráficas a las carpetas online de de acceso compartido.

3. Reuniones interminables

Según un estudio de Atlassian, en torno a la mitad de las reuniones son entendidas como pérdidas de tiempo, y para los empleados supondrían 31 horas mensuales de improductividad. El 45% de los implicados se sienten abrumados por la cantidad de reuniones a las que deben asistir, y casi la mitad afirma que representan la mayor pérdida de tiempo en la oficina. El estudio cifra en 37.000 millones de dólares anuales las pérdidas de empresas estadounidenses en costos salariales.

Solución: Apele a la inteligencia clasificando a sus empleados conforme a los conocimientos que tienen que adquirir. Tras eso, limita la asistencia a las reuniones; deberán participar solo aquellos para los que el tema sea crucial para desempeñar sus funciones. Contacte por anticipado con responsables de la toma de decisión para ahorrar tiempo, y valora implementar tanto encuentros de pie como días sin reuniones.

También puede ahorrar tiempo y dinero agilizando el proceso de documentación. Si dispone de impresoras multifuncionales modernas, podrá interactuar directamente con sistemas de almacenamiento en la nube como Google Drive o Evernote. Envíe por adelantado los archivos y hojas de cálculo de los asistentes a la reunión. De esa forma acudirán mejor preparados y los encuentros serán más breves y/o productivos.

4. Procesos de facturación demasiado lentos

Las facturas requieren diferentes fases de aprobación y los sistemas basados en papel le ralentizan. Los empleados pierden demasiado tiempo buscando documentos, nadie parece saber en qué punto del proceso de pago se encuentra y los proveedores se frustran.

Solución: Escanee las facturas en su impresora multifuncional y envíelas directamente al departamento de finanzas para su revisión y aprobación a través de un sistema digital.

¿No sabe cómo hacerlo? Póngase en contacto con el fabricante o distribuidor autorizado al que le ha arrendado o comprado su impresora multifuncional. Ellos podrán mostrarle cómo utilizar su impresora y otras funciones avanzadas para mejorar la eficiencia de su empresa.

Este sistema digitalizado permite hacer un seguimiento del proceso de facturación evitando que los responsables de la contabilidad pierdan el tiempo con los formularios clásicos. Eliminará además los errores que se producen en el proceso manual. A largo plazo un sistema digitalizado puede llegar a mostrar  ineficiencias y tendencias de gasto, entregándole una respuesta clara a la cuestión de la mejora de procesos.

5. Información desaparacida cuando más se necesita

Sabe que los datos que buscas para esa presentación de PowerPoint están en el correo o en alguna carpeta compartida, pero ¿en cuál de todas? Los necesita de forma urgente y llama al departamento de TI para que le ayuden, pero están demasiado ocupados y no pueden atenderle.

Solución: Cree diferentes destinos de escaneo desde su impresora multifuncional. No necesita la ayuda de personal IT para hacerlo. De esta forma podrá recibir directamente el material en tu smartphone u otro dispositivo de acceso remoto. Podrá también usar su teléfono para hacer fotografías, escanear códigos de barras o transferir archivos y enviarlos a una carpeta compartida para que otros usuarios puedan acceder a ellos.

El tiempo es demasiado valioso como para perderlo con procesos de trabajo desorganizados. Asegúrese de que el sistema de su oficina esté actualizado y capacite a los empleados para que los utilicen correctamente. Recuerde que una buena compañía tecnológica siempre tiene a sus técnicos disponibles para ofrecer asistencia y entrenamiento según lo requiera la optimización de la eficiencia.

Cuando se conocen en profundidad los recursos de los que se dispone, es sencillo aplicar cambios para aumentar la productividad y mejorar los resultados.