Cuatro herramientas necesarias para la gestión de proyectos en remoto

Para muchos de nosotros estar fuera de la oficina significa estar fuera de nuestra zona de confort, pero, tal y como ha demostrado en tantas otras ocasiones la historia, somos seres necesitados de una constante adaptación. La colaboración entre integrantes de equipos de diferentes pueblos, ciudades e incluso países, será la nueva norma en un mundo donde el concepto tradicional del cómo, cuándo y dónde se trabaja, ha sido permanentemente alterado.

Durante periodos de incertidumbre, como el vivido por la COVID-19, las industrias suelen entrar en hibernación. En la actualidad, sin embargo, los medios y las telecomunicaciones se están desmarcando de esa tendencia, ¿Por qué? La búsqueda constante de información fiable en tiempos de necesidad les ha permitido revalorizarse. A los periodistas y a los especialistas en comunicaciones se les ha encomendado la misión de crear publicaciones y campañas a distancia. Y eso ha llevado a la tecnología a situarse como un pilar transversal en el manejo eficiente y ágil de operaciones.

Tal y como señala PMI en el informe "Pulse of the Profession", la eficacia en comunicación es el factor de éxito más importante para el ciclo de vida de toda gestión de proyectos. Es más, una de cada cinco planificaciones fracasa debido a la falta de comunicación entre el director, los miembros del equipo y las partes interesadas.

Equipos y tecnología

Las herramientas están ahí para que las empresas hagan uso de ellas cuando se hace imposible celebrar reuniones de status de progresos o ejecución de brainstormings. Cierto es que las necesidades de cada equipo son únicas, pero en este momento existe tal riqueza de recursos, que se pueden tratar igual todos los proyectos. A continuación, destacamos aplicaciones capaces de mejorar espacios sin papel, y, de mejorar la eficiencia, productividad y movilidad en proyectos remotos.

1. Las apps para hacer listas de tareas permiten reorganizar el trabajo a medida que van cambiando las prioridades, así como asignar tareas a otras personas y recibir notificaciones cuando son completadas. Al mismo tiempo ofrecen la posibilidad de recibir recordatorios de deadlines y subir y compartir archivos. Estos softwares están generalmente dotados de una transparencia absoluta que capacita a los managers para monitorizar el progreso, detectar cuellos de botella y abordar frentes problemáticos. Así, los informes ofrecen una visión en tiempo real crucial para los proyectos. Opciones populares de esta categoría son Asana y Trello.

2. Las aplicaciones de escaneo sirven para convertir a digital documentos en papel. A diferencia de la impresión y el envio urgente de los servicios postales tradicionales, estos softwares permiten enviar documentos ya firmados por correo electrónico. De esa forma no solo se consigue mejorar los tiempos de respuesta, sino también la seguridad que rodea al proceso.

3. Las herramientas de firma electrónica permiten rubricar documentos sin tener que pasar por impresión. En la actualidad ya es posible firmar digitalmente la mayoría de documentos. Eso sí, para ello se requiere echar mano de una aplicación capaz de crear y aplicar una firma digital a los archivos. ¿Trabajas a distancia y con agilidad? Ya no tendrás que esperar al envío, ni sufrir los retrasos del servicio de mensajería en momentos de demanda elevada.

4. Las herramientas para compartir documentos representan una alternativa óptima al envío de archivos digitales a través de servicios en la nube, y son especialmente útiles a la hora de manejar grandes carpetas imposibles de enviar por correo electrónico. Esta capacidad de compartir a gran velocidad es esencial en proyectos remotos importantes. Como referentes en este frente destacan Dropbox y Google Drive.

Además de todo lo mencionado previamente, también debemos destacar *herramientas de comunicación* como las conocidas  Zoom y Skype. Con ellas podemos contactar virtualmente con otros miembros del equipo. Con tal disposición, no sorprende que dichos softwares se hayan convertido en piezas clave para garantizar el contacto humano y los lazos de equipo en el teletrabajo. Conversaciones en grupo, como las que ofrece Microsoft Teams, permiten resolver dudas en cuestión de segundos, así como proporcionar actualizaciones a las partes implicadas. Las herramientas de comunicación pueden suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso en proyectos a distancia.

Trabajando unidos

No hay duda alguna: la comunicación es crítica en el éxito de proyectos remotos. Las compañías se están enfrentando, en la era digital, a la desafiante necesidad de explotar las nuevas tecnologías para conectar a los empleados y superar las distancias físicas. El éxito en tal hazaña aventajará a unos y tumbará a otros. 

Solo sobrevirián al paso del tiempo las empresas que desarrollen un enfoque holístico y sostenible en torno al trabajo remoto. En una era en la que la resistencia al cambio y las nuevas formas de trabajo está a la orden del día, se llevarán las recompensas finales únicamente aquellas que cultiven una cultura de equipo amable con la tecnología.