La importancia de la tecnología en la comunicación a distancia

La creciente demanda de movilidad en las empresas será respaldada por la comunicación y se verá impulsada por la tecnología. Nuestra manera de trabajar ha cambiado por completo. El horario fijo y la oficina estática han quedado sepultados por una tecnología emergente capaz de otorgar a empresas de todos los tamaños plataformas sólidas, ágiles y proactivas. Rasgos todos ellos imprescindibles en una era en la que la globalización guía el funcionamiento de los mercados.

Algunas industrias encajan con el teletrabajo mejor que otras, pero el éxito de este fenómeno no dependerá de condiciones naturales. Estará dictado, en cambio, por un factor común e independiente del contenido o la forma de las empresas. Por muy innovadores que sean los productos o servicios de un negocio, si este no cuenta con un sistema de comunicación coordinado y fluido, fracasará en el teletrabajo antes siquiera de dar su primer paso.

Teniendo en cuenta que, tal y como señala Fortune, las ofertas de trabajo remoto han aumentado un 270% desde el pasado 2017, no es una locura afirmar que el fenómeno está aquí para quedarse, y que las empresas necesitan adaptarse más allá de posiciones reactivas y contextuales.

Nuevas plataformas, nuevas comunicaciones

En la oficina tradicional la comunicación siempre ha sido reconocida como un ingrediente clave para el éxito de las organizaciones. Sin embargo, todavía existen problemas causados por los plazos y las cargas de trabajo en este frente. De acuerdo con CMS Wire, diferentes estudios han demostrado que una comunicación ineficaz en el espacio de trabajo le puede llegar a suponer a las empresas 420.000 dólares de gastos anuales.

¿Por qué entonces no se soluciona? Resulta que es increíblemente complejo lograr que un equipo se comunique de forma correcta cuando trabaja diseminado. Sí, es una tarea desalentadora, pero por suerte la tecnología está aquí para ocuparse del trabajo más tedioso, y para ofrecer canales de comunicación atractivos y fáciles de usar. 

En periodos como el que estamos viviendo, las empresas con múltiples equipos deslocalizados deben ser más eficaces y eficientes que nunca a nivel comunicativo. Gracias al extenso número de herramientas disponibles, ahora es posible hacer desde videollamadas grupales, chats instantáneos y hasta seminarios.

Un poco de contacto humano

Conservar el contacto cara a cara con los amigos sigue siendo importante incluso cuando se teletrabaja. De él depende no perder el sentimiento de pertenencia y evitar el aislamiento. En ese sentido, Gallup asegura que las empresas cohesionadas son un 21% más rentables.

Al hacer una videollamada con horas de inicio y finalización fijas, la responsabilidad de comunicación se transfiere de los managers a los asistentes. De ellos depende que el tono claro y sucinto permita entregar los mensajes de forma entendible. Una llamada acompañada de un correo resumen debería ser más que suficiente para procesar la mayor parte del trabajo diario. 

Sin embargo, el extendido trabajo remoto sigue siendo un concepto nuevo para muchas organizaciones. Para estas, integrarlo en el pensamiento y los procesos no es precisamente sencillo, pues se requiere un cambio de cultura. Así mismo lo señala Harvard Business Review. "Compañías como Merck han creado acronismos para su comunicación digital. Utilizar '4HR' o 'NNTR' en lugar de 'Four Hour Response' o 'No Need to Response' dota a las conversaciones digitales de previsibilidad y certeza". La amalgama de tecnologías proporciona a la comunicación variedad, diversión e interactividad. Apps para hacer listas de tareas como Asana o Trello permiten a los equipos utilizar la fragmentación de tareas para planificar cargas de trabajo individuales y proyectos grupales. Al hacerlo se alcanza una transparencia que facilita el seguimiento del progreso, la identificación de cuellos de botella y la resolución de áreas problemáticas. 

Todas estas tecnologías hacen palpable la importancia que tiene la claridad en toda comunicación, nos motivan a tratar de transmitir de forma clara en nuestras llamadas de Zoom. Las herramientas están ahí para hacernos más eficientes, más productivos y más felices en nuestro trabajo.

El futuro de la comunicación

Hemos cambiado drásticamente cómo nos comunicamos en la era digital. De hecho, seguimos haciéndolo a gran velocidad. Los seminarios virtuales pueden conectar a ejecutivos de todo el mundo, reduciendo con ello la necesidad de reuniones y viajes de negocios; los mensajes instantáneos resuelven las dudas de los compañeros en cuestión de segundos; y las nuevas aplicaciones nos ayudan a reducir el volumen de correos electrónicos innecesarios planificando y organizando.

Ahora las empresas han de ser mucho más flexibles en cada uno de sus departamentos. El trabajo remoto otorga a los empleados la libertad y autonomía que anhelan para alcanzar su máximo potencial, sin descuidar la conciliación. No sorprende que, como señala Forbes, "el 89% de los trabajadores de las empresas que apoyan el bienestar estén más inclinados a promocionar su organización a terceros".

La eficiencia en comunicación es la base del éxito empresarial y los nuevos hábitos telemáticos pueden traer grandes beneficios. Ahora bien, para que el trabajo a distancia se convierta en una fortaleza organizativa que trascienda el contexto, la comunicación y la tecnología deben ser áreas clave de atención. Si no nada cambiará.