¿Cuál es el futuro de la gestión de contenidos?

Las tareas de registro y documentación ocupan casi dos tercios de la jornada laboral de un trabajador medio, lo que obliga a las empresas a utilizar sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM). Estas herramientas tienen como objetivo la organización y coordinación de toda la documentación en un misma plataforma.

En los últimos años muchas empresas han decidido implementar soluciones basadas en la nube, ya fuera para la gestión de dispositivos remotos, el almacenamiento o el procesamiento de datos. El auge de dicha tecnología dentro del campo de la gestión de contenidos se puede explicar por los beneficios en forma de velocidad, eficiencia y seguridad que proporciona.

Así, no es arriesgado atreverse a asegurar que el salto de modelos ECM tradicionales a equivalencias en la nube será una de las grandes tendencias de los próximos años.

El desarrollo de los ECM a lo largo del tiempo

Las plataformas de gestión de contenido empresarial han ido mejorando con el paso de los años. A pesar de conservar las características técnicas esenciales, han sabido ir adaptándose para convertirse en un éxito. Lo hacían, sin embargo, a una velocidad que en más de un momento terminaba saturando a los propios responsables de las empresas, que sobrepasaba a las organizaciones con más de un ECM incorporado. Los departamentos de TI se han encontrado en la agrupación de múltiples capas de software en una sola ubicación. Un duro hueso de roer.

Todo ello explica la velocidad a la que las empresas se están mudando a las plataformas digitales. Tal y como concluye un estudio de AIIM, cada vez son más negocios los que están eligiendo la nube —o las opciones híbridas— para almacenar sus grandes volúmenes de datos. No hay que ignorar, claro, que los modelos híbridos conllevan riesgos: la ubicación de la información, la depreciación de las inversiones en productos de hardware e, incluso, la propia transición. Esta última puede terminar acarreando costos elevados y complicaciones si la infraestructura no está preparada para el traslado de datos.

La nube es el futuro

Los problemas intrínsecos asociados a la ECM han llevado a la consultora Gartner a reflexionar sobre cómo se transfiere la tecnología a la nube en la era digital. Para resolver sus dudas, la compañía creó un nuevo concepto —Servicios de Contenido— apto para la nube, flexible y dinámico. En lugar de aceptar un sistema independiente, las empresas diseñarían una versión adaptada a su negocio.

La terminología en realidad es lo de menos. A lo que hay que prestar atención es al hecho de que el entorno empresarial está cambiando, y de que las empresas tienen cada vez más dificultades para gestionar grandes volúmenes de contenido en un entorno con exceso de dispositivos. ¿Tiene razón Gartner? Los hechos respaldan su idea de que se está reemplazando la ECM más teórica. Al menos hasta cierto punto.

Una encuesta de AIIM realizada a principios de año con una muestra de 231 empresas puso de manifiesto el existente deseo de cambio en la gestión de contenidos. Tan solo el 15% de los encuestados tenía la intención de avanzar hacia una solución en las instalaciones, mientras que un tercio había elegido una solución basada en la nube, y otro 51% estaba desarrollando una solución híbrida, combinando la gestión de contenidos en las instalaciones con servicios en la nube. Atendiendo a la cantidad de dinero gastado en soluciones heredadas (legacy) a lo largo de los años, no sorprende que algunas apuesten por el modelo híbrido. Los ECM híbridos, de hecho, seguirán siendo una solución temporal válida mientras continúen existiendo servicios fuera de la nube. 

En cualquier caso, parece que el entusiasmo por la gestión de contenidos en la nube seguirá vigente durante algunos años más. MarketsandMarkets estima que el mercado del ECM pasará de valer los 9.770 millones de dólares que valía en 2017, a ocupar un volumen de 34.420 millones en 2022. 

Los servicios en la nube disponen de numerosas ventajas

Una de las ideas que impulsaron la aplicación de los ECM fue la de poner el contenido en un espacio al que se pudiera acceder de forma sencilla. Y ha cumplido su cometido: acceder a los archivos que están en la nube es ahora más fácil que nunca. No importa ni la localización ni la zona horaria: todos los trabajadores pueden cooperar accediendo a los mismos documentos desde distintos dispositivos.

La nube además puede llegar a ofrecer ampliaciones de almacenamiento si así lo demanda la empresa. 

Armedia sostiene que, a diferencia de la gestión de contenidos empresariales (ECM) interna, "los proveedores de la nube suelen ofrecen mejores acuerdos de nivel de servicio (SLA) sobre seguridad, disponibilidad y rendimiento". Este nivel de seguridad es vital para almacenar información confidencial y de seguridad en un momento en el que los datos siguen siendo objeto de ciberataques.

Liberando a las empresas para obtener más logros

Al establecer en la nube la gestión de contenidos, los presupuestos corporativos pueden desentenderse de las limitaciones propias de las grandes inversiones en hardware. El departamento de TI se ahorra los gastos iniciales del ECM, y no tienen que perder el tiempo con el mantenimiento in situ. Como consecuencia, los profesionales de la tecnología de la información pueden centrarse en realizar un trabajo más innovador para modernizar la experiencia del usuario. Por ejemplo, desarrollando tanto interfaces personalizadas como nuevas aplicaciones.

El departamento TI no es el único que se beneficia del almacenamiento digital. La nube también facilita la automatización de procesos para pagar las cuentas, la administración de contratos, el correo y la tramitación de facturas. Permite que toda la información, desde los inventarios hasta los contratos de servicios, se almacene en un solo lugar y se comparta solo con autorización. Y por si todo esto fuera poco, además facilita la comunicación entre los distintos departamentos de la empresa.

La nube es la innovación más moderna

Ya existen algunos ejemplos innovadores de gestores de contenido basados en la nube que, por su capacidad para aprovechar la flexibilidad de los servicios, entusiasman a los usuarios. En lugar de adquirir sistemas estándar diseñados simplemente para gestionar el contenido, se acude a una nube que puede integrar la gestión del contenido y los procesos empresariales. IBM, es más, asegura que muchas organizaciones están combinando en la nube sus previamente separados contenidos, procesos y funciones de colaboración.

Algunas empresas creen que el siguiente paso para el desarrollo de la nube será la aplicación de la robótica y la inteligencia artificial. Todo con el objetivo de obtener conocimientos empresariales útiles a partir del contenido almacenado.

Hasta entonces la nube seguirá creciendo como una solución ventajosa para la gestión de contenidos tradicionales.